Obtenir le diplôme d'Assistant chef de projet événementiel par la VAE

Vous travaillez dans le secteur de l'événementiel et vous avez acquis une solide expérience sur le terrain, mais sans avoir de diplôme officiel pour attester de vos compétences ? La Validation des Acquis de l'Expérience (VAE) est une opportunité formidable pour transformer cette expérience en une certification reconnue. Cet article vous guidera pas à pas pour comprendre et réussir votre démarche de VAE pour le diplôme d'Assistant chef de projet événementiel.

Qu'est-ce que le diplôme d'Assistant chef de projet événementiel par la VAE ?

Le diplôme d'Assistant chef de projet événementiel par la VAE est une certification qui atteste de vos capacités à seconder un chef de projet dans l'organisation et la gestion d'événements. Il ne s'agit pas d'une formation supplémentaire, mais d'une reconnaissance officielle de vos savoir-faire et savoir-être acquis au travers de votre parcours professionnel. C'est un moyen de valider des compétences concrètes, souvent développées sur le terrain, sans passer par les bancs de l'école.

Contenu et compétences visées

Ce diplôme couvre un large éventail de compétences essentielles à l'événementiel. Il s'adresse aux professionnels capables de :Organiser la logistique d'un événement (choix du lieu, aménagement, transport, hébergement).Élaborer et suivre un budget prévisionnel, gérer les dépenses et les recettes.Coordonner les différents prestataires (traiteurs, techniciens, artistes, sécurité).Participer à la conception et à la planification de projets événementiels, de la phase d'idée à la réalisation.Assurer la communication interne et externe autour de l'événement.Gérer les imprévus et les risques liés à l'organisation.Évaluer la satisfaction des participants et des clients après l'événement.

Débouchés professionnels

L'obtention de ce diplôme par la VAE peut ouvrir de nouvelles portes ou consolider votre position actuelle. Vous pourrez évoluer vers des postes de Chargé de projets événementiels, Coordinateur d'événements, ou encore Assistant de direction dans des agences événementielles, des services communication d'entreprises, des collectivités territoriales, ou des associations. C'est également un atout si vous envisagez de créer votre propre structure événementielle. Pour ceux qui s'intéressent plus largement à la gestion et à l'administration, un diplôme comme celui d'Assistant de gestion et d'administration d'entreprise pourrait compléter utilement ce profil événementiel pour une polyvalence accrue.

Le processus complet de la VAE pour ce diplôme

La démarche VAE est un parcours en plusieurs étapes, chacune nécessitant rigueur et engagement. L'objectif est de prouver que vos compétences correspondent au référentiel du diplôme visé. Pour une vue d'ensemble officielle, vous pouvez consulter le site vae.gouv.fr.

Étape 1 : Le livret 1 (Recevabilité)

Cette première étape consiste à déposer un dossier de recevabilité (Livret 1 ou formulaire Cerfa). Vous y décrivez votre identité, votre parcours professionnel et vos diplômes. L'objectif est de vérifier que vous remplissez les conditions légales d'éligibilité, notamment celle de justifier d'au moins un an d'expérience (1607 heures) en rapport direct avec le diplôme visé. Vous trouverez les détails sur les droits et conditions de la VAE sur le site de Service-Public.fr.

Étape 2 : Le livret 2 (Description de l'expérience)

C'est l'étape la plus conséquente. Vous allez devoir rédiger un dossier détaillé (souvent appelé Livret 2 ou Dossier de validation) dans lequel vous décrivez précisément vos activités professionnelles en lien avec le référentiel du diplôme d'Assistant chef de projet événementiel. Pour chaque compétence visée par le diplôme, vous devrez fournir des exemples concrets, des preuves de vos réalisations, et expliquer comment vous avez mobilisé vos connaissances et vos savoir-faire. C'est un travail d'introspection et de démonstration.

Étape 3 : L'entretien avec le jury

Après l'étude de votre Livret 2, vous êtes convoqué devant un jury composé de professionnels et/ou d'enseignants. L'objectif de cet entretien est de compléter votre dossier, de préciser certains points, et de vous permettre de défendre oralement vos acquis. Le jury peut vous poser des questions sur vos expériences, vos prises de décision, vos méthodes de travail, et même des mises en situation. C'est l'occasion de montrer votre motivation et votre maîtrise du métier.

Conditions d'éligibilité et expérience requise

Pour être éligible à la VAE, la condition principale est de justifier d'au moins un an d'expérience (soit 1607 heures) en lien direct avec le diplôme visé. Cette expérience peut être salariée, non salariée, bénévole ou de volontariat. Elle peut être acquise de façon continue ou discontinue. Il est crucial que cette expérience ait permis de développer les compétences attendues pour un Assistant chef de projet événementiel.

Exemples concrets d'expérience pertinente

Si vous avez été :Assistant(e) de production dans une agence événementielle, en charge de la logistique des événements client.Coordinateur(trice) d'événements pour une association sportive ou culturelle, organisant des festivals ou des compétitions.Chargé(e) de communication événementielle dans une entreprise, participant à l'organisation de salons professionnels ou de séminaires.Bénévole responsable de l'organisation d'un événement majeur (gala, forum, concert) pour une structure locale.Vous avez de fortes chances de remplir les conditions d'éligibilité. L'essentiel est de pouvoir décrire les tâches effectuées et les compétences mobilisées en lien avec le référentiel du diplôme. Le Répertoire National des Certifications Professionnelles (RNCP) est la référence pour consulter les fiches descriptives des certifications et leurs référentiels de compétences.

Les compétences à démontrer dans le Livret 2

Le Livret 2 est votre pièce maîtresse. Il doit prouver que vous maîtrisez les compétences clés d'un Assistant chef de projet événementiel. Pour chaque compétence, décrivez une situation de travail concrète. Par exemple :Pour la "gestion logistique" : Décrivez comment vous avez organisé la mise en place d'un stand pour un salon, incluant la commande de matériel, la coordination des livreurs et l'aménagement de l'espace.Pour le "suivi budgétaire" : Expliquez comment vous avez géré les dépenses d'un événement, en respectant un budget alloué, et en rendant compte des écarts éventuels.Pour la "coordination prestataires" : Racontez comment vous avez sélectionné et suivi plusieurs prestataires (traiteur, DJ, loueur de matériel) pour un mariage ou une soirée d'entreprise, en veillant au respect des délais et des exigences.Pour la "gestion de projets" : Présentez un événement de A à Z auquel vous avez participé, en détaillant votre rôle, les défis rencontrés et les solutions apportées.

Le déroulement de l'oral devant le jury

L'entretien avec le jury dure généralement entre 30 minutes et 1 heure. Il ne s'agit pas d'un examen de connaissances théoriques, mais d'une discussion professionnelle. Le jury aura préalablement lu votre Livret 2 et cherchera à :Approfondir certains aspects de votre expérience que vous avez décrits.Vérifier la bonne compréhension des situations que vous avez présentées.Évaluer votre capacité à prendre du recul sur vos pratiques et à les analyser.S'assurer que les compétences acquises sont transférables et que vous avez une vision globale de votre métier.Soyez naturel, honnête et montrez votre passion pour votre métier. Préparez des exemples supplémentaires que vous n'avez pas forcément développés dans le Livret 2 mais qui illustrent bien vos compétences.

Difficultés courantes et comment les surmonter

La VAE est un processus exigeant. Voici quelques difficultés fréquentes et des conseils pour les surmonter :Manque de temps : La rédaction du Livret 2 demande un investissement personnel important. Planifiez votre travail sur plusieurs semaines ou mois, en dédiant des créneaux réguliers à la VAE.Difficulté à formaliser l'expérience : Il n'est pas toujours facile de mettre des mots sur des pratiques intuitives. L'accompagnement VAE est très utile pour vous aider à analyser votre expérience et à la structurer.Le "syndrome de l'imposteur" : Certains candidats ont du mal à se considérer comme légitimes. Rappelez-vous que votre expérience est précieuse et qu'elle a une valeur.Peur de l'oral : Préparez-vous en répétant votre présentation, en anticipant les questions du jury et en vous entraînant à l'aide de simulations d'entretien. L'accompagnateur VAE peut également vous aider pour cette étape cruciale.Pour des métiers où la gestion de projet est également clé, mais dans un contexte différent, comme celui de Chef d'équipe d'exploitation et de maintenance d'électrotechnique, les défis liés à la formalisation de l'expérience et à la préparation de l'oral sont similaires, soulignant l'universalité de ces conseils.

Ressources officielles et accompagnements disponibles

Plusieurs ressources sont à votre disposition pour vous accompagner dans votre démarche VAE :Les Points Relais Conseil VAE (PRC) : Ce sont des structures d'accueil et d'information qui vous orientent et vous aident à choisir la bonne certification. Vous pouvez les trouver sur le site vae.gouv.fr.Les accompagnateurs VAE : Il s'agit de professionnels qui vous guident dans la rédaction de votre Livret 2 et la préparation de l'oral. Leur expertise est un atout majeur pour structurer votre pensée et valoriser votre expérience.Le financement : La VAE peut être prise en charge par différents dispositifs, notamment par votre Compte Personnel de Formation (CPF). Pour en savoir plus sur les possibilités de financement, consultez le site moncompteformation.gouv.fr.

En somme, la VAE pour le diplôme d'Assistant chef de projet événementiel est une démarche valorisante qui demande de la méthode et de la persévérance. Elle vous permet de transformer votre expérience professionnelle en une reconnaissance officielle, ouvrant la voie à de nouvelles perspectives de carrière. N'hésitez pas à vous informer et à vous faire accompagner pour maximiser vos chances de succès.