La VAE collective, ou Validation des Acquis de l’Expérience collective, transforme une démarche individuelle en un levier stratégique pour l'entreprise. Loin d'être une simple addition de VAE individuelles, elle représente une approche structurée pour professionnaliser et valider les compétences d'un groupe de collaborateurs sur un objectif commun.
Mais concrètement, comment ça marche et quels sont les véritables avantages pour votre organisation ? Plongeons dans les arcanes de cette méthode.
Qu'est-ce que la VAE collective ? 🤔
Traditionnellement, la VAE est une démarche individuelle : un salarié souhaite obtenir un diplôme, un titre professionnel ou un certificat de qualification en faisant valider son expérience. La VAE collective reprend ce principe, mais l'applique à plusieurs collaborateurs simultanément, autour d'un référentiel de compétences et d'un objectif métier défini par l'entreprise.
Il ne s'agit pas de faire passer la même VAE à tous, mais plutôt d'utiliser la VAE comme un outil structurant pour :
- Harmoniser les pratiques et les niveaux de compétences au sein d'une équipe ou d'un service.
- Accompagner une évolution métier ou une transformation organisationnelle.
- Sécuriser des parcours professionnels et fidéliser les talents.
- Reconnaître officiellement l'expertise interne et valoriser les collaborateurs.
La VAE collective est donc un véritable projet d'entreprise, nécessitant une ingénierie pédagogique et un accompagnement RH spécifiques.
Les bénéfices concrets pour votre entreprise et vos collaborateurs 📈
Mettre en place une VAE collective, c'est investir dans le capital humain avec un retour sur investissement tangible.
Pour l'entreprise :
- Optimisation des compétences : Vous identifiez et comblez les écarts de compétences, assurant une montée en charge homogène des équipes. Fini les formations génériques, place à la validation ciblée de l'expertise terrain.
- Renforcement de la marque employeur : Proposer des parcours de VAE, c'est montrer que vous valorisez l'expérience de vos salariés. Cela améliore l'attractivité et la rétention des talents.
- Agilité organisationnelle : En cas de réorganisation ou de besoin de nouvelles compétences, la VAE collective permet une adaptation rapide et moins coûteuse que des recrutements externes massifs.
- Meilleure gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC) : Vous disposez d'une cartographie précise des compétences validées, facilitant la planification des parcours professionnels et des mobilités internes.
Pour les collaborateurs :
- Reconnaissance et valorisation : Obtenir un diplôme basé sur son expérience est une immense source de fierté et de motivation. Cela valide des années de pratique et de savoir-faire.
- Sécurisation du parcours professionnel : Un diplôme reconnu augmente l'employabilité, en interne comme en externe, et ouvre des perspectives d'évolution de carrière.
- Développement de nouvelles compétences : Le processus de VAE pousse à la réflexion sur ses pratiques, à l'analyse et à la formalisation, compétences transférables et essentielles.
Exemple concret : une entreprise du BTP
Une entreprise de construction identifie un besoin de professionnalisation de ses chefs de chantier. Beaucoup possèdent une expérience solide mais aucun diplôme correspondant à leurs responsabilités. En lançant une VAE collective pour le titre de 'Conducteur de travaux', elle permet à 15 chefs de chantier d'obtenir une reconnaissance officielle. Résultat : augmentation de la motivation, amélioration des pratiques (partage d'expériences durant l'accompagnement), et une meilleure visibilité des compétences internes pour les futurs projets. Le tout, en réduisant le turn-over de 10% sur ce poste clé.
Les étapes clés d'une démarche VAE collective réussie 🚀
Une VAE collective n'est pas un sprint, mais un marathon bien orchestré. Voici les grandes lignes pour un projet structuré :
1. Définition des besoins et des objectifs
Analysez la GPEC, les fiches de poste, les entretiens annuels. Quels sont les postes critiques ? Quelles compétences manquent ou doivent être consolidées ? Quel diplôme ou titre professionnel correspond le mieux à ces besoins ? Impliquez les managers opérationnels dès cette phase.
2. Identification des dispositifs de certification et des accompagnateurs
Sélectionnez le bon diplôme (RNCP, Ministère de l'Éducation, etc.) et l'organisme certificateur. Choisissez également un organisme d'accompagnement spécialisé dans la VAE collective. Leur expertise sera cruciale.
3. Communication et mobilisation des équipes
Présentez clairement le projet aux collaborateurs potentiellement concernés. Expliquez les bénéfices individuels et collectifs. Organisez des réunions d'information, des sessions de questions-réponses. L'adhésion est primordiale.
4. Phase de recevabilité (Livret 1)
Chaque candidat constitue son Livret 1 (dossier de recevabilité) pour vérifier l'adéquation entre son expérience et le diplôme visé. L'accompagnement collectif peut débuter ici, avec des ateliers pour aider à la rédaction et la formalisation.
5. Accompagnement à la rédaction du Livret 2
C'est le cœur de la démarche. Les candidats décrivent et analysent leurs activités professionnelles en lien avec le référentiel de compétences du diplôme. L'accompagnement collectif prend tout son sens : ateliers thématiques, retours d'expériences entre pairs, suivi individualisé. Cette phase demande du temps et de la disponibilité de la part des candidats et de l'entreprise (heures dédiées).
6. Préparation à l'entretien avec le jury
Des simulations d'entretien, des conseils pour la présentation orale et la gestion du stress sont essentiels pour maximiser les chances de succès.
7. Passage devant le jury et éventuelle phase complémentaire
Le jury valide tout ou partie des compétences. En cas de validation partielle, des préconisations sont faites pour obtenir le diplôme ultérieurement (formation complémentaire, expérience supplémentaire).
Financement de la VAE collective : ce qu'il faut savoir 💰
Le coût d'une VAE collective peut sembler important au premier abord, mais plusieurs leviers de financement existent et permettent de mutualiser les dépenses :
- Les OPCO (Opérateurs de Compétences) : Ils sont les principaux financeurs de la formation professionnelle et peuvent prendre en charge une partie conséquente des coûts d'accompagnement et de certification. Chaque OPCO a ses propres règles et priorités, il est donc crucial de les contacter tôt dans le processus.
- Le Plan de Développement des Compétences : L'entreprise peut intégrer la VAE collective dans son plan de formation annuel. Les heures dédiées à l'accompagnement peuvent être comptabilisées comme du temps de travail, mais le coût de l'accompagnement externe peut être éligible à des fonds de l'OPCO.
- Les fonds européens (FSE) : Dans certains cas, des programmes spécifiques peuvent cofinancer des actions de VAE collective, notamment pour des secteurs en tension ou des populations spécifiques.
- Le Compte Personnel de Formation (CPF) : Bien que la VAE soit éligible au CPF à titre individuel, l'entreprise peut négocier une contribution collective ou un abondement pour que les collaborateurs utilisent leurs droits CPF dans le cadre du projet d'entreprise.
Conseil d'expert : Ne sous-estimez jamais l'importance d'un montage financier solide. Prenez contact avec votre OPCO très en amont pour comprendre les dispositifs et obtenir les meilleures prises en charge. Un bon accompagnateur VAE saura aussi vous guider sur ce point.
Les erreurs à éviter pour une VAE collective réussie 🚫
Même la meilleure des intentions peut échouer sans une bonne exécution. Voici les pièges courants :
1. Manque d'implication de la direction
Si la VAE collective n'est pas portée par la direction générale, elle risque d'être perçue comme une initiative RH isolée et de manquer de légitimité. Un soutien visible est essentiel pour motiver les équipes et débloquer les ressources nécessaires.
2. Sous-estimation de la charge de travail
La rédaction du Livret 2 est un travail exigeant, qui demande du temps et de la réflexion. Ne pas prévoir assez de temps dédié aux collaborateurs (sur leur temps de travail) est une erreur fréquente qui mène à l'épuisement et à l'abandon.
3. Manque d'accompagnement adapté
Un bon accompagnateur ne se contente pas d'expliquer la procédure. Il aide à structurer la pensée, à formaliser l'expérience, à prendre du recul. Un accompagnement trop léger ou non spécialisé peut faire chuter le taux de réussite.
4. Mauvaise sélection du diplôme ou des candidats
Choisir un diplôme trop éloigné de l'expérience réelle des collaborateurs, ou inclure des candidats dont l'expérience est insuffisante, mène inévitablement à des échecs et à de la démotivation. La phase de recevabilité doit être rigoureuse.
5. Manque de suivi post-VAE
Une fois le diplôme obtenu, que se passe-t-il ? Si aucune perspective d'évolution, de nouvelles responsabilités ou de revalorisation salariale n'est proposée, les bénéfices pour l'entreprise peuvent s'estomper. La VAE doit s'inscrire dans une vraie politique de gestion de carrière.
La VAE collective est bien plus qu'une simple procédure administrative ; c'est un projet de développement humain et organisationnel puissant. En adoptant une approche structurée, en impliquant toutes les parties prenantes et en anticipant les défis, vous pouvez transformer l'expérience et les compétences de vos équipes en un avantage compétitif durable. N'attendez plus pour explorer cette voie, elle pourrait bien être la clé de la prochaine étape de croissance et de reconnaissance pour votre entreprise et vos collaborateurs.
